Behandling af persondata i lejerforeningen Starreklinte Strand

Grundlejerforeningen Starreklinte Strands bestyrelse har fastlagt følgende regler for behandling af persondata, således at grundlejerforeningens persondatabehandling er i overensstemmelse med EU's

General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.

A. Indsamling af persondata
Grundlejerforeningen Starreklinte Strand beder medlemmer og lejere om de
persondata, der nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemmers
aflevering af disse persondata er en forudsætning for medlemskab og betragtes
som samtykke til behandling af persondata i.h.t. nedenstående.

B. Persondata
Personnavne for medlemmer og kontaktpersoner
Fysiske adresser (vinter- og sommerbolig)
E-mail adresser
Telefonnumre
Ejendommenes parcel- og matrikelnummer
Lejekontraktnumre
Parcellernes størrelse
Ejendomsskat
(Disse data opdateres løbende)

C. Opbevaring og videregivelse af persondata
De indsamlede persondata beror hos bestyrelsens formand og kasserer, og
videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og revisor ved
behov herfor, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.

D. Kendskab til persondata udover de anførte datatyper
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor kan få kendskab til yderligere
personrelaterede data, som måtte blive oplyst for grundlejerforeningen
Starreklinte Strand f.eks. i forbindelse med kommunal sagsbehandling,
ejendomskøb, dispensationsansøgninger og lignende. Sådanne data bringes
alene til bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Sådanne data
opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan
fremgå af bestyrelsens referater.
Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet
er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og
principper, ligesom arkivet – eller dele heraf – kan være gået tabt

E. Offentliggørelse af persondata
Data om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af
referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra
grundlejerforeningen. Medlemmers og lejeres telefonnumre og e-mailadresser
offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte
medlemmer og lejere mod uønskede henvendelser.
Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til
bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for
medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens
kendskab.

F. Sletning af persondata
De nævnte persondata slettes ikke f.s.v. angår navne og adresser. Det skyldes
hensynet til at kunne beskrive grundlejerforeningens historie. Data om ejere,
der ikke længere er medlemmer af grundlejerforeningen Starreklinte Strand,
indgår i foreningens arkiv, som beror hos grundlejerforeningens formand og
kasserer.

G. Brugerstatistik fra grundlejerforeningen Starreklinte Strands hjemmeside.
Der indsamles forbrugsstatistik på Grundlejerforeningen Starreklinte Strands
hjemmeside. Denne forbrugsstatistik er ikke personhenførbar.

H. Dataansvarlig
Grundlejerforeningen Starreklinte Strands formand er ansvarlig for
grundlejerforeningens behandling af persondata.

I. Kontrol
I forbindelse med revisors gennemgang af regnskabet kontrollerer revisor, at
ovenstående regler overholdes.

J. Dette regelsæt tilkendegives for grundlejerforeningen Starreklinte Strands
medlemmer, og offentliggøres på grundlejerforeningen Starreklinte Strands
hjemmeside.

Besluttet på bestyrelsesmøde i grundlejerforeningen Starreklinte Strand den
7.7.2018.